Kebijakan Privasi

Terakhir Diperbarui: 12 Juni 2025

Pendahuluan

Selamat datang di layanan digital Universitas Ma Chung ("Kami"). Kebijakan Privasi ini berlaku untuk seluruh pengguna layanan kami, yang mencakup situs web yang kami kelola (termasuk www.machung.ac.id, mahasiswa.machung.ac.id, akademik.machung.id, serta sub domain turunannya, selanjutnya disebut "Situs Web") serta aplikasi seluler "My UMC" ("Aplikasi Seluler").

Kebijakan ini menjelaskan bagaimana Kami mengumpulkan, menggunakan, mengungkapkan, menyimpan, dan melindungi informasi pribadi Anda ("Data Pribadi"). Dengan mengakses dan menggunakan Situs Web dan/atau Aplikasi Seluler kami, Anda menyatakan bahwa Anda telah membaca, memahami, dan menyetujui praktik yang dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ini.

1. Informasi yang Kami Kumpulkan

a. Data yang Anda Berikan atau yang Melekat pada Akun Anda

Saat Anda menggunakan layanan kami, akun Anda akan berisi Data Pribadi yang kami kelola, yang mencakup namun tidak terbatas pada:

• Nama Lengkap
• Alamat Email
• Nomor Telepon
• Alamat Domisili
• Foto Profil
• Username dan Password Akun Universitas Ma Chung

b. Data yang Dikumpulkan Secara Otomatis

Saat Anda mengakses Situs Web atau Aplikasi Seluler kami, kami dapat mengumpulkan informasi tertentu secara otomatis untuk tujuan keamanan dan analisis:

• Alamat Protokol Internet (IP): Termasuk informasi geografis turunan seperti kota, negara bagian, dan/atau kode pos yang terkait.
• Informasi Perangkat: Seperti hostname, sistem operasi, dan pengidentifikasi unik lainnya.
• Log Akses: Catatan waktu dan aktivitas akses Anda, yang kami gunakan sebagai mitigasi keamanan sistem dan bukti log akses akun.
• Data Lokasi: Khususnya saat menggunakan fitur absensi di Aplikasi Seluler, lokasi Anda akan dicatat secara otomatis sebagai bukti kehadiran.

c. Informasi dari Izin (Permission) Aplikasi Seluler "My UMC"

Saat Anda menggunakan Aplikasi Seluler, kami akan meminta izin Anda untuk mengakses fitur perangkat tertentu. Penggunaan izin ini terbatas untuk tujuan berikut:

• Kamera: Kami meminta akses ke kamera untuk memungkinkan Anda melakukan pemindaian QR Code (misalnya untuk absensi atau akses) dan untuk mengirimkan bukti gambar yang diperlukan dalam proses akademik atau administratif.
• Lokasi (GPS): Kami menggunakan data lokasi sebagai bukti dan komponen utama dalam sistem absensi berbasis lokasi untuk memastikan validitas data kehadiran.
• Galeri / Penyimpanan File: Kami meminta akses ini agar Anda dapat mengunggah dokumen-dokumen penting terkait kegiatan akademik maupun non-akademik, seperti data absen, bukti pembayaran, transkrip nilai, surat edaran, dokumen kegiatan organisasi, dan lainnya.
• Push Notification: Kami menggunakan layanan notifikasi untuk mengirimkan pengumuman dan informasi penting secara langsung ke perangkat Anda, seperti status unggah data absensi, konfirmasi pembayaran UKT, pengingat akademik, dan informasi relevan lainnya.

2. Bagaimana Kami Menggunakan Informasi Anda

Data yang kami kumpulkan digunakan secara spesifik untuk tujuan berikut:

• Menjalankan Fungsi Inti Layanan: Untuk menyediakan fungsionalitas utama pada Situs Web dan Aplikasi Seluler, seperti autentikasi login, menampilkan data akademik, dan memfasilitasi proses administratif.
• Peningkatan Layanan: Untuk menganalisis tren penggunaan dan data interaksi guna meningkatkan stabilitas, keamanan, dan pengalaman pengguna pada layanan kami.
• Komunikasi Penting: Untuk mengirim notifikasi dan pengingat yang krusial, seperti tenggat waktu pendaftaran, status pembayaran, dan pembaruan keamanan akun.
• Penyampaian Informasi: Untuk menyebarkan informasi dan pengumuman seputar kegiatan akademik dan non-akademik di lingkungan Universitas Ma Chung.
• Keamanan dan Pencegahan: Untuk memantau aktivitas, mendeteksi potensi penyalahgunaan akun, serta melindungi integritas sistem dan data pengguna.

3. Pengungkapan dan Berbagi Data

Universitas Ma Chung sangat berkomitmen untuk menjaga kerahasiaan Data Pribadi Anda.

• Tidak Ada Pihak Ketiga Komersial: Kami tidak menjual, menyewakan, atau membagikan Data Pribadi Anda kepada perusahaan pihak ketiga untuk tujuan pemasaran, periklanan, atau analitik komersial lainnya.
• Kewajiban Hukum: Kami dapat mengungkapkan Data Pribadi Anda jika diwajibkan oleh hukum yang berlaku atau sebagai tanggapan atas permintaan yang sah dari aparat penegak hukum atau instansi pemerintah yang berwenang.
• Internal Universitas: Data dapat dibagikan secara terbatas di antara unit-unit kerja internal Universitas Ma Chung untuk tujuan administratif dan operasional yang sah.

4. Keamanan Data

Kami menerapkan langkah-langkah keamanan teknis dan organisasional yang wajar untuk melindungi Data Pribadi Anda dari akses yang tidak sah, perubahan, pengungkapan, atau penghancuran. Akses ke data dibatasi hanya untuk personel yang berwenang dan untuk tujuan yang telah ditentukan.

5. Penyimpanan (Retensi) dan Penghapusan Data

Kami memiliki kebijakan retensi data yang jelas:

• Data Akun Aktif: Data Pribadi yang terkait dengan operasional akun Anda akan disimpan selama Anda masih berstatus sebagai mahasiswa, staf, atau bagian aktif dari Universitas Ma Chung.
• Penghapusan Akun: Akun pengguna akan dihapus atau dinonaktifkan dari sistem aktif setelah pengguna tersebut secara resmi menyelesaikan masa studi atau tidak lagi menjadi bagian dari Universitas Ma Chung.
• Retensi Data Akademik: Sesuai dengan peraturan dan kebutuhan kearsipan, data inti akademik (seperti transkrip nilai dan riwayat studi) akan tetap disimpan secara permanen sebagai arsip dan bukti historis bahwa pengguna pernah menjadi bagian dari Universitas Ma Chung.

6. Privasi Anak

Layanan kami ditujukan untuk audiens umum di atas usia 15 tahun, yang meliputi calon mahasiswa, mahasiswa aktif, orang tua/wali mahasiswa, dan staf universitas. Kami tidak secara sadar menargetkan atau mengumpulkan data dari anak-anak di bawah usia tersebut tanpa persetujuan wali.

7. Hak Anda sebagai Pengguna

Anda diberikan akun oleh sistem dan dihimbau untuk segera mengganti password awal Anda. Anda memiliki hak untuk mengakses dan memperbaiki Data Pribadi Anda yang tidak akurat melalui fitur yang tersedia atau dengan menghubungi kami. Penghapusan akun dan data operasional terkait akan diproses sesuai dengan kebijakan retensi kami (lihat Poin 5).

8. Perubahan pada Kebijakan Privasi Ini

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Setiap perubahan akan dipublikasikan di halaman ini dengan memperbarui tanggal "Terakhir Diperbarui" di bagian atas. Kami menyarankan Anda untuk meninjau kebijakan ini secara berkala.

9. Hubungi Kami

Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut mengenai Kebijakan Privasi ini, silakan hubungi kami melalui:

• Unit Pengelola: UPT Sistem Informasi
• Email: [email protected]
• Situs Web: www.machung.ac.id
• Alamat: Villa Puncak Tidar Blok N no. 1, Doro, Karangwidoro, Kec. Dau, Kabupaten Malang, Jawa Timur 65151

Privacy Policy

Last Updated: June 12, 2025

Introduction

Welcome to the digital services of Universitas Ma Chung ("We," "Us," or "Our"). This Privacy Policy applies to all users of our services, which include the websites we manage (including www.machung.ac.id, mahasiswa.machung.ac.id, akademik.machung.id, as well as their subdomains, hereinafter referred to as the "Website") and the "My UMC" mobile application ("Mobile Application").

This policy explains how We collect, use, disclose, store, and protect your personal information ("Personal Data"). By accessing and using our Website and/or Mobile Application, you acknowledge that you have read, understood, and agree to the practices described in this Privacy Policy.

1. Information We Collect

a. Data You Provide or That is Attached to Your Account

When you use our services, your account will contain Personal Data that we manage, which includes but is not limited to:

• Full Name
• Email Address
• Phone Number
• Residential Address
• Profile Photo
• Universitas Ma Chung Account Username and Password

b. Data Collected Automatically

When you access our Website or Mobile Application, we may collect certain information automatically for security and analytical purposes:

• Internet Protocol (IP) Address: Including derivative geographical information such as city, state, and/or postal code.
• Device Information: Such as hostname, operating system, and other unique identifiers.
• Access Logs: Records of your access times and activities, which we use for system security mitigation and as a log of account access.
• Location Data: Specifically when using the attendance feature in the Mobile Application, your location will be automatically recorded as proof of presence.

c. Information from "My UMC" Mobile Application Permissions

When you use the Mobile Application, we will ask for your permission to access certain device features. The use of these permissions is limited to the following purposes:

• Camera: We request access to the camera to allow you to scan QR Codes (e.g., for attendance or access) and to submit required image-based proof in academic or administrative processes.
• Location (GPS): We use location data as proof and a primary component of our location-based attendance system to ensure the validity of attendance data.
• Gallery / File Storage: We request this access so you can upload essential documents related to academic and non-academic activities, such as attendance data, proof of payment, transcripts, circulars, organizational activity documents, and more.
• Push Notifications: We use the notification service to send important announcements and information directly to your device, such as the status of attendance data uploads, tuition payment confirmations, academic reminders, and other relevant information.

2. How We Use Your Information

The data we collect is used specifically for the following purposes:

• To Operate Core Functions of the Service: To provide primary functionalities on the Website and Mobile Application, such as login authentication, displaying academic data, and facilitating administrative processes.
• Service Improvement: To analyze usage trends and interaction data in order to improve the stability, security, and user experience of our services.
• Essential Communications: To send crucial notifications and reminders, such as registration deadlines, payment statuses, and account security updates.
• Information Dissemination: To distribute information and announcements regarding academic and non-academic activities within the Universitas Ma Chung community.
• Security and Prevention: To monitor activities, detect potential account misuse, and protect the integrity of the system and user data.

3. Disclosure and Sharing of Data

Universitas Ma Chung is strongly committed to maintaining the confidentiality of your Personal Data.

• No Commercial Third Parties: We do not sell, rent, or share your Personal Data with third-party companies for marketing, advertising, or other commercial analytics purposes.
• Legal Obligations: We may disclose your Personal Data if required by applicable law or in response to valid requests by law enforcement or authorized government agencies.
• Internal University Use: Data may be shared on a limited basis among internal work units of Universitas Ma Chung for legitimate administrative and operational purposes.

4. Data Security

We implement reasonable technical and organizational security measures to protect your Personal Data from unauthorized access, alteration, disclosure, or destruction. Access to data is restricted to authorized personnel only and for predefined purposes.

5. Data Retention and Deletion

We have a clear data retention policy:

• Active Account Data: Personal Data related to the operation of your account will be stored as long as you maintain your status as a student, staff, or active member of Universitas Ma Chung.
• Account Deletion: User accounts will be deleted or deactivated from active systems after the user has officially completed their period of study or is no longer part of Universitas Ma Chung.
• Retention of Academic Data: In accordance with regulations and archival needs, core academic data (such as transcripts and academic history) will be retained permanently as an archive and historical proof that the user was once part of Universitas Ma Chung.

6. Children's Privacy

Our services are intended for a general audience above the age of 15, which includes prospective students, active students, parents/guardians of students, and university staff. We do not knowingly target or collect data from children under this age without parental consent.

7. Your Rights as a User

You are provided an account by the system and are encouraged to change your initial password immediately. You have the right to access and correct your inaccurate Personal Data through available features or by contacting us. The deletion of your account and related operational data will be processed in accordance with our retention policy (see Point 5).

8. Changes to This Privacy Policy

We may update this Privacy Policy from time to time. Any changes will be published on this page by updating the "Last Updated" date at the top. You are advised to review this policy periodically.

9. Contact Us

If you have any further questions regarding this Privacy Policy, please contact us at:

• Managing Unit: UPT Sistem Informasi (Information System Technical Unit)
• Email: [email protected]
• Website: www.machung.ac.id
• Address: Villa Puncak Tidar Blok N no. 1, Doro, Karangwidoro, Kec. Dau, Kabupaten Malang, Jawa Timur 65151, Indonesia