Berbagi pengetahuan diagnostik yang efektif dari dokter senior ke dokter junior merupakan salah satu aspek penting dalam dunia medis. Dalam dunia medis, pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki oleh dokter senior sangat berharga. Pengetahuan tersebut tidak hanya mencakup informasi teoretis yang diperoleh dari pendidikan formal tetapi juga keterampilan praktis dan wawasan klinis yang dikembangkan melalui bertahun-tahun praktik memeriksa banyak pasien. Bagaimana menjamin agar pengetahuan tersebut diteruskan secara efektif kepada dokter junior merupakan hal dasar untuk menjaga standar tinggi dalam pelayanan kesehatan dan memastikan keberlanjutan dalam penanganan pasien. Salah satu metode yang bisa digunakan dalam mengelola pengetahuan adalah Knowledge Management System Life Cycle (KMSLC) atau Siklus Hidup Sistem Manajemen Pengetahuan. KMSLC merupakan salah satu kerangka kerja KMS (Knowledge Management System) dengan pendekatan sistematis yang digunakan untuk mengelola pengetahuan dalam suatu organisasi (Awad dan Ghaziri 2010). Adapun tahapan-tahapan dengan pendekatan KMSLC terdiri dari mengevaluasi infrastruktur yang tersedia, membentuk tim manajemen pengetahuan, menangkap pengetahuan, merancang blueprint sistem manajemen pengetahuan, verifikasi dan validasi, implementasi, mengelola perubahan dan penghargaan, serta evaluasi sistem (Awad dan Ghaziri 2010).

Pada artikel sebelumnya, saya telah menulis Pengetahuan di Ujung Tangan: Sistem yang Mempermudah Transfer Ilmu Diagnostik dari Dokter Senior ke Dokter Junior. Pada artikel ini membahas penerapan KMSLC dalam transfer ilmu diagnostik dokter senior ke dokter junior. Pada tahapan metode KMSLC ini dibatasi dari mengevaluasi infrastruktur, membentuk tim manajemen pengetahuan yang tersedia, menangkap pengetahuan, merancang blueprint sistem manajemen pengetahuan, sampai verifikasi dan validasi pengetahuan. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Mengevaluasi Infrastruktur yang Tersedia
   Evaluasi infrastruktur merupakan langkah pertama dalam KMSLC. Langkah ini bertujuan untuk menilai kesiapan mulai dari teknologi yang digunakan, sumber daya manusia yang tersedia, dan proses yang ada sebelum mengimplementasikan sistem manajemen pengetahuan. Berikut merupakan langkah-langkah detail untuk mengevaluasi infrastruktur yang tersedia:
   a. Evaluasi Teknologi
   Tujuan dari mengevaluasi teknologi ini merupakan menilai kondisi dan kemampuan teknologi yang saat ini ada di rumah sakit. Adapun hal-hal yang harus dievauasi antara lain:
   1. Inventarisasi Perangkat Keras (Hardware):
   2. Evaluasi Perangkat Lunak (Software):
   3. Evaluasi Jaringan (Network):
   4. Evaluasi Keamanan Data (Data Security):
   b. Analisis Kebutuhan
   Tujuan dari analisis kebutuhan ini merupakan mengidentifikasi kebutuhan teknis dan fungsional untuk mendukung sistem manajemen pengetahuan nantinya.
   Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah:
   1. Identifikasi Kebutuhan Pengguna:
   2. Penentuan Spesifikasi Teknis:
   3. Analisis Gap:
   c. Dokumentasi dan Pelaporan
   Tujuan dari membuat dokumentasi dan pelaporan ini adalah menyusun laporan lengkap mengenai hasil evaluasi infrastruktur yang dilakukan.
   Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:
   1. Ringkasan Temuan:
   2. Rencana Tindakan:
   3. Presentasi kepada Manajemen:
   
2. Membentuk Tim Manajemen Pengetahuan
   Pembentukan tim manajemen pengetahuan merupakan langkah kedua dalam memastikan keberhasilan implementasi sistem manajemen pengetahuan. Tim ini akan bertanggung jawab untuk mengelola, mengimplementasikan, dan memelihara sistem manajemen pengetahuan. Berikut adalah langkah-langkah detail dalam membentuk tim manajemen pengetahuan:
   a. Menentukan Tujuan dan Visi Tim
   Tujuannya adalah mendefinisikan tujuan, visi, dan tanggung jawab tim manajemen pengetahuan.
   Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
   1. Mendefinisikan Tujuan:
   2. Membuat Visi:
   3. Menetapkan Tanggung Jawab:
   b. Memilih Anggota Tim
   Tujuannya adalah memilih anggota tim dari berbagai departemen yang memiliki keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan.
   Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
   1. Identifikasi Peran yang Diperlukan:
   2. Kualifikasi dan Keterampilan:
   3. Seleksi Anggota Tim:
   c. Menentukan Peran dan Tanggung Jawab
   Tujuannya adalah mendefinisikan peran dan tanggung jawab setiap anggota tim untuk memastikan kerja yang efisien dan terorganisir.
   Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
   1. Manajer Proyek:
   2. Manajer IT:
   3. Dokter Senior:
   4. Dokter Junior:
   5. Ahli Konten:
   
3. Menangkap Pengetahuan (Knowledge Capture)
   Menangkap pengetahuan merupakan proses penting dalam KMSLC yang bertujuan untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, dan mendokumentasikan pengetahuan tacit dan eksplisit yang dimiliki oleh dokter senior. Pengetahuan tacit ini sering kali sulit untuk diekspresikan dan didokumentasikan karena bersifat personal dan berbasis pengalaman. Berikut adalah rincian tentang pengetahuan tacit dan eksplisit serta contoh masing-masing dalam transfer ilmu diagnostik dari dokter senior ke dokter junior:
   1. Pengetahuan Tacit
   Bolisani dan Handzic (2015) menjelaskan pengetahuan tacit merupakan pengetahuan yang berada di pikiran setiap orang, sulit diungkapkan, dan seringkali tidak disadari oleh pemiliknya.
   Contoh Pengetahuan Tacit:
   a. Intuisi Diagnostik: Dokter senior mungkin memiliki intuisi yang tajam tentang diagnosis yang benar berdasarkan gejala pasien, hasil laboratorium, dan pengalamannya di masa lalu.
   b. Keterampilan Klinis: Teknik pemeriksaan fisik yang halus, cara berinteraksi dengan pasien, dan kemampuan menangani situasi darurat secara efektif.
   c. Pengambilan Keputusan Kompleks: Proses mental yang digunakan dokter senior untuk menilai berbagai faktor dan membuat keputusan medis yang cepat dan akurat.
   2. Pengetahuan Eksplisit
   Pengetahuan eksplicit merupakan pengetahuan yang sudah terdokumentasikan dalam bentuk tertulis (Siswanto 2014).
   Contoh Pengetahuan Eksplisit:
   a. Protokol Diagnostik: Panduan tertulis yang menjelaskan langkah-langkah dalam mendiagnosis penyakit tertentu.
   b. Studi Kasus Klinis: Dokumentasi tertulis dari kasus-kasus pasien sebelumnya, termasuk diagnosis, perawatan, dan hasil.
   c. Tutorial Video: Video yang menunjukkan prosedur medis atau teknik tertentu yang direkam oleh dokter senior.
   d. Presentasi dan Kuliah: Slide presentasi atau materi kuliah yang digunakan dokter senior untuk mengajarkan konsep medis kepada dokter junior.
   
4. Merancang Blueprint sistem manajemen pengetahuan
   Mendesain cetak biru (blueprint) manajemen pengetahuan mencakup berbagai tahapan penting yang melibatkan kodifikasi pengetahuan dan perancangan sistem manajemen pengetahuan. Berikut adalah rincian lebih detail dari setiap tahapan tersebut:?
   1. Kodifikasi Pengetahuan
   Kodifikasi pengetahuan adalah proses mengubah pengetahuan tacit (implisit) menjadi pengetahuan eksplisit yang dapat didokumentasikan dan dibagikan. Ini melibatkan beberapa langkah:
   a. Identifikasi Pengetahuan:
   b. Pengumpulan Data:
   c. Dokumentasi Pengetahuan:
   d. Strukturisasi dan Pengkategorian:
   2. Perancangan Sistem Manajemen Pengetahuan
   Setelah pengetahuan dikodifikasi, langkah berikutnya adalah merancang sistem yang akan menyimpan, mengelola, dan mendistribusikan pengetahuan tersebut. Ini melibatkan beberapa tahap:
   a. Desain Arsitektur Sistem:
   b. Pengembangan Konten:
   c. Rencana Implementasi:
   d. Fitur Utama Sistem:
   Fitur utama sistem ini hanya contoh dalam perancangan sistem manajemen pengetahuan yang menjadi dasar dalam merancang sistemnya. Fitur-fitur muncul berdasarkan dari pemetaan pengetahuan baik tacit maupun eksplisit dari dokter senior.
   1. Pencarian (Search): Fitur kolom pencarian sederhana untuk mencari dokumen atau konten berdasarkan kata kunci. Adanya opsi untuk filter hasil pencarian berdasarkan kategori, tanggal, tag, atau metadata lainnya.
   2. Dokumentasi Pengetahuan (Knowledge Repository): Fitur dokumen tentang protokol medis, panduan diagnostik, prosedur perawatan, dan lain-lainnya.
   3. Manajemen Kasus (Case Management): Fitur tempat untuk menyimpan dan mengakses dokumentasi kasus klinis. Fitur untuk menambahkan dan mendokumentasikan kasus baru.
   4. Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management): Fitur untuk membuat, mengedit, dan mempublikasikan konten baru. Fitur untuk melacak perubahan pada dokumen dan versi sebelumnya. Fitur ini jugabisa menambahkan metadata dan tag pada konten untuk memudahkan pencarian.
   5. Kolaborasi dan Komunikasi: Fitur untuk komunikasi real-time untuk diskusi langsung atau konsultasi. Fitur ini juga bisa sebagai pemberitahuan tentang aktivitas penting, pembaruan konten, atau diskusi yang sedang berlangsung.
   6. Forum Diskusi (Discussion Forum): Fitur untuk diskusi umum tentang berbagai topik medis. Diskusi spesifik tentang kasus klinis, memungkinkan dokter junior untuk bertanya dan belajar dari pengalaman dokter senior. Ruang untuk mengajukan pertanyaan dan mendapatkan jawaban dari dokter senior atau rekan sejawat.
   7. Multimedia: Fitur untuk menampilkan video yang menunjukkan prosedur medis dan teknik diagnostik, rekaman webinar dan presentasi yang relevan, serta foto-foto medis yang mendukung pembelajaran.
   8. E-Learning: Fitur untuk menyimpan dan mengikuti modul pelatihan interaktif yang mencakup berbagai topik medis. Fitur ini juga bisa melakukan tes dan kuis untuk mengukur pemahaman setelah menyelesaikan modul pelatihan.
   9. Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development): Fitur untuk menampilkan kalender pelatihan dan workshop yang akan datang.
   
5. Verifikasi dan Validasi Pengetahuan
   Tahapan ini adalah tahapan untuk memastikan sistem bekerja sesuai dengan kebutuhan dan spesifikasi yang telah ditentukan. Berikut adalah detail langkah-langkah yang terlibat dalam proses verifikasi dan validasi pengetahuan:
   a. Verifikasi:
   1. Unit Testing: Setiap modul, seperti modul pencarian pengetahuan dan modul e-learning, diuji secara individual.
   2. Integration Testing: Menguji interaksi antara modul pencarian dengan modul dokumentasi pengetahuan untuk memastikan integrasi yang lancar.
   3. Performance Testing: Uji sistem dengan simulasi beban pengguna yang tinggi untuk memastikan kinerja tetap optimal.
   b. Validasi:
   1. User Acceptance Testing: Melibatkan dokter senior dan junior untuk menguji sistem dalam skenario nyata dan memberikan umpan balik.
   2. Pilot Testing: Menerapkan sistem di departemen kardiologi untuk melihat bagaimana sistem bekerja di lingkungan nyata.
   3. Usability Testing: Evaluasi antarmuka pengguna untuk memastikan sistem mudah digunakan oleh semua dokter.
   
   Dengan langkah-langkah verifikasi dan validasi ini, sistem manajemen pengetahuan dapat dipastikan bekerja dengan baik, memenuhi kebutuhan pengguna, dan mendukung transfer pengetahuan yang efektif dari dokter senior ke dokter junior.

Kesimpulan:
Pendekatan KMSLC menyediakan tahapan-tahapan yang komprehensif dan terstruktur dalam pengembangan KMS yang tidak hanya berfokus pada transfer pengetahuan eksplisit, tetapi juga menangkap dan membagikan pengetahuan tacit dari dokter senior ke dokter junior. Dengan memastikan setiap tahapan dilakukan dengan baik, KMS dapat menjadi salah satu alat yang efektif untuk meningkatkan kualitas pelayanan medis melalui peningkatan pengetahuan dan keterampilan dokter junior yang didapatkan oleh dokter senior. Sistem yang dirancang dan diimplementasikan dengan baik akan memastikan bahwa pengetahuan kritis dan pengalaman berharga yang dimiliki oleh dokter senior dapat diakses dan dipelajari oleh generasi berikutnya, sehingga mendukung perbaikan berkelanjutan dalam praktek medis. Metode dalam pengembangan KMS selain KMSLC juga ada lainnya diantaranya: SECI Model, Nonaka’s Model, dan lainnya.

Rekomendasi pada tahapan selanjutnya bisa dilanjutkan dengan implementasi sistem manajemen pengetahuan, pengelolaan perubahaan dan penghargaan hingga evaluasi sistem. Tahapan ini juga menjadi bagian penting setelah Anda melakukan tahapan-tahapan sebelumnya.

Penulis:
Muhammad Nurwegiono, S.Kom., M.Kom.
(Dosen Prodi SI)

Daftar Pustaka:
1. Awad EM, Ghaziri HM. 2010. Knowledge Management. New Jersey (US): Pearson
Education Pr.
2. Rubin, H. J., & Rubin, I. S. 2011. Qualitative Interviewing: The Art of Hearing Data. Sage Publications.
3. Bolisani E, Handzic M. 2015. Advances in Knowledge Management: Celebrating
Twenty Years of Research and Practice. Italy (ITA): Springer Publishing.
4. Siswanto I. 2014. Peran manajemen pengetahuan dan pembelajaran organisasi
terhadap inovasi produk pada usaha kecil menengah olahan pangan di
Bogor [tesis]. Bogor (ID): Institut Pertanian Bogor.